Sähköinen huoneistotieto­järjestelmä lupaa helpotusta niin isännöitsijälle kuin osakkaallekin. Alkuvaiheessa järjestelmä tuottaa myös työtä. Uuden asunto-osakeyhtiön pitää liittyä järjestelmään jo yhtiötä perustettaessa.

Digitaalinen asuntokauppa käynnistyi viime vuonna. Kaupat voi tehdä ilman, että osapuolet edes tapaavat, mutta sen jälkeen sähköinen ketju tavallisesti katkeaa. Huoneiston uusi omistaja tai välittäjä toimittaa kauppakirjan isännöitsijälle, joka rekisteröi osakesiirron yhtiön osakeluetteloon. Painettu osakekirja jää omistajan tai lainan myöntäneen pankin säilytettäväksi.

Vuoden 2019 alussa Maanmittauslaitos avasi huoneistotietojärjestelmän paikkaamaan digitaalisen ketjun aukkoja. Kun asunto-osakeyhtiö siirtää osakeluettelonsa järjestelmään, siirtyy samalla luettelon yllä­pitovastuu Maanmittauslaitokselle. Osakkeen omistajan vaihtuessa uusi osakas toimittaa kauppakirjan Maanmittauslaitokseen sekä lisäksi paperisen osakekirjan mitätöitäväksi, jos sitä ei ole jo mitätöity.

”Tavoitteena on myös, että kauppakirjan korvaa myyjän sähköinen suostumus huoneistotietojärjestelmässä, mutta vielä se ei ole mahdollista”, sanoo kirjaamislakimies Saija Korhonen Maanmittauslaitoksesta.

Uudet yhtiöt ensimmäisinä

Suomessa on noin 90 000 asunto-osakeyhtiötä, joista huoneistotietojärjestelmässä on nyt noin 7 000 yhtiötä. Tästä edelläkävijäjoukosta yli puolet on uusia asunto-osakeyhtiöitä, ja syykin on selvä. Vuoden 2019 alusta alkaen uuden asunto-osake­yhtiön on pitänyt liittyä järjestelmään jo yhtiön perustamisvaiheessa.

Uudet asunto-osakeyhtiöt rekisteröivät yhtiöjärjestyksensä sähköisesti Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ), ja samalla huoneistoselitelmä siirtyy automaattisesti Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään osakeluettelon pohjaksi. Automaattisesti siirtyvät myös yhtiöjärjestyksen muutokset, joita etenkin RS-kohteissa on tapana tehdä.

”Tällä hetkellä yhtiöiden työtä hidastaa se, ett­ä ­uuden yhtiön jokainen osakeryhmä on kirjattava erikseen YTJ-palveluun, vaikka rakennuksessa olisi sata­ samanlaista huoneistoa. Tähän on todennäköisesti­ tulossa helpotusta”, sanoo lakimies Tatu Jokinen PRH:sta.

Korhosen mukaan työtä teettää myös seuraava vaihe, jossa perustajaosakas tai turva-asiakirjojen säilyttäjä toimittaa omistajatiedot erikseen huoneistotietojärjestelmään.

”Järjestelmää kehitetään, ja vaihtoehtoja pohtii myös lainsäädäntötyöryhmä”, Korhonen kertoo.

Ennakointi auttaa vanhoja yhtiöitä

Vanhojen asunto-osakeyhtiöiden on siirryttävä huoneistotietojärjestelmän käyttäjiksi vuoden 2023 loppuun mennessä. Kiinteistöliiton vanhempi lakiasiantuntija Virpi Hienonen kannustaa isännöitsijöitä ja hallitusta varmistamaan hyvissä ajoin, että yhtiöjärjestyksen ja osakeluettelon huoneistojakoa koskevat tiedot ovat yhdenmukaisia ja osakeluettelo on kunnossa osakkaiden syntymäaikoja myöten.

Hienosen mukaan moni isännöitsijä odottaa vielä siirtoa tukevaa sähköistä rajapintaa käyttämänsä isännöintijärjestelmän ja huoneistotietojärjestelmän välille. Korhonen uskoo, että ensi vuoden aikana tilanne nytkähtää eteenpäin.

”Jos yhtiön käytössä ei ole isännöintijärjestelmää, osakeluettelo kannattaa siirtää vaikkapa heti”, Hienonen sanoo.
Sen jälkeen, kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, on osakkaiden vuoro toimia. He toimittavat osakekirjansa Maanmittauslaitokseen mitätöitäväksi. Tähän on aikaa kymmenen vuotta siirron jälkeen, jos huoneiston omistaja ei vaihdu aiemmin.

”Jos osakekirja on hukassa, on ensimmäiseksi ­haettava sen kuolettamista käräjäoikeudesta. Senkin voi tehdä jo nyt”, Hienonen vinkkaa.

Fakta

  • Huoneistotietojärjestelmään kerätään tiedot osakehuoneistojen, kuten asuntojen ja autopaikkojen, omistuksista, pant­tauksista ja rajoituksista.
  • Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, se korvaa paperisen osakekirjan käytön osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena.

Teksti Marianna Salin Kuva Adobe